Sprawdzenie przewoźnika w siedmiu krokach
Spedytor, który daje ładunek nieznanemu przewoźnikowi z giełdy, ryzykuje dwie rzeczy naraz: towar wart często kilkadziesiąt albo kilkaset tysięcy złotych i własną odpowiedzialność wobec zleceniodawcy. Większość oszustw da się zatrzymać na etapie papierów, zanim auto podjedzie pod rampę. Poniżej kolejność, która zajmuje kilka minut na jedno zlecenie.
| Krok | Co sprawdzasz | Gdzie | Karta po NIP |
|---|---|---|---|
| 1 | Czy firma istnieje, od kiedy działa, czy nie zawiesiła działalności | CEIDG albo KRS | tak |
| 2 | Status VAT i rachunek do przelewu | biała lista podatników VAT | tak |
| 3 | Upadłość, restrukturyzacja | Krajowy Rejestr Zadłużonych | tak |
| 4 | Aktywne długi i to, jak firma płaci innym | profil firmy w DłużnikInfo | tak |
| 5 | Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika, licencja wspólnotowa | skan od przewoźnika, rejestr przedsiębiorców transportu drogowego | nie, ręcznie |
| 6 | Polisa OCP, suma gwarancyjna i potwierdzenie opłaty | polisa i dowód zapłaty składki, w razie wątpliwości ubezpieczyciel | nie, ręcznie |
| 7 | Zgodność kontaktu z danymi z rejestru | telefon i domena e-mail kontra dane rejestrowe | częściowo |
Kroki od 1 do 4 robi jedna karta ryzyka po NIP. Wpisujesz numer z oferty na giełdzie i od razu widzisz, czy firma jest aktywna, od ilu lat działa, czy rachunek jest zgłoszony do białej listy i czy ktoś zgłosił jej niezapłaconą fakturę. Zasady punktacji opisuje strona ocena ryzyka kontrahenta.
Jak sprawdzić licencję przewoźnika i zezwolenie
W transporcie rzeczy nazwy dokumentów często się mieszają, a od tego, czego żądasz, zależy, czy przewóz jest legalny. W skrócie:
- Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego jest potrzebne przy zarobkowym przewozie rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony.
- Licencja wspólnotowa jest potrzebna do przewozów międzynarodowych w Unii Europejskiej. Od 21 maja 2022 roku, po wejściu Pakietu Mobilności, obejmuje też przewozy międzynarodowe pojazdami od 2,5 do 3,5 tony.
- Licencja na pośrednictwo przy przewozie rzeczy dotyczy spedytorów i pośredników. Gdy ładunek przechodzi przez kilku pośredników, każdy z nich powinien ją mieć.
Poproś o skan zezwolenia albo wypisu z licencji i porównaj na nim NIP, nazwę i adres z kartą firmy. Dane przedsiębiorców z zezwoleniem są w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego prowadzonym przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego. Gdy rejestr nie pokazuje danych, a zlecenie jest duże, potwierdź ważność dokumentu w organie, który go wydał. Wypis z licencji wspólnotowej powinien też być w kabinie pojazdu, więc przy załadunku kierowca może go pokazać.
Skan sam w sobie nie dowodzi niczego. Fałszerz zwykle kopiuje dokument prawdziwej firmy z długim stażem. Dlatego zgodność NIP z kartą i telefon pod numer z rejestru, a nie z maila, mówią więcej niż najładniejszy PDF.
Polisa OCP przewoźnika, na co patrzeć
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika pokrywa szkodę w ładunku do wysokości odpowiedzialności przewoźnika. W przewozie międzynarodowym konwencja CMR ogranicza tę odpowiedzialność do 8,33 SDR za kilogram wagi brutto brakującego lub uszkodzonego towaru, więc przy lekkim i drogim ładunku nawet ważna polisa nie pokryje całej wartości.
- Okres ubezpieczenia. Polisa musi obejmować dzień przewozu, a nie tylko rok, w którym ją wystawiono.
- Opłacona składka. Poproś o potwierdzenie zapłaty raty. Polisa bez opłaconej składki może nie chronić.
- Suma gwarancyjna. Porównaj ją z wartością ładunku i sprawdź, czy jest na jedno zdarzenie, czy na cały okres.
- Zakres terytorialny i wyłączenia. Kraje trasy, rodzaj towaru, parking niestrzeżony, przewozy chłodnicze, ADR.
- Podwykonawcy. Czy polisa obejmuje przewóz wykonany przez innego przewoźnika, jeśli zleceniobiorca odda ładunek dalej.
Sygnały, że przewoźnik nie jest tym, za kogo się podaje
Najgroźniejsze oszustwa w spedycji nie dotyczą firm słabych, tylko podszywania się pod firmy dobre. Oszust bierze dane prawdziwego przewoźnika z wieloletnim stażem, zakłada podobną skrzynkę e-mail i przyjmuje zlecenie po atrakcyjnej stawce. Ładunek znika, a prawdziwa firma dowiaduje się o wszystkim od policji. Karta po NIP pokaże wtedy firmę bez zarzutu, dlatego zestaw ostrzeżeń jest równie ważny jak rejestr.
| Sygnał | Co zrobić |
|---|---|
| E-mail z darmowej skrzynki albo domeny różniącej się jedną literą | Zadzwoń na numer z rejestru albo strony firmy i potwierdź zlecenie |
| Stawka wyraźnie niższa od rynkowej, presja na szybką decyzję | Wstrzymaj zlecenie do pełnej weryfikacji |
| Rachunek do zapłaty spoza białej listy albo zmiana rachunku w trakcie | Płać tylko na rachunek z wykazu, zmianę potwierdź telefonicznie |
| Firma zarejestrowana kilka miesięcy temu, bez historii | Mniejszy ładunek na początek albo inny przewoźnik |
| Zmiana pojazdu, kierowcy lub miejsca rozładunku tuż przed załadunkiem | Potwierdź na piśmie, porównaj numery rejestracyjne z dokumentami |
Wiek firmy i brak rachunku na białej liście to dwie reguły, które karta ryzyka liczy automatycznie. Firma poniżej roku dostaje 2 punkty, brak zgłoszonego rachunku 1 punkt. Jak przełożyć sumę na decyzję, opisuje strona sprawdzenie wiarygodności firmy.
Weryfikacja w drugą stronę, czyli przewoźnik sprawdza zleceniodawcę
Przewoźnik ryzykuje coś innego niż spedytor: nie towar, tylko zapłatę za kurs. Fracht z 30, 45 albo 60 dniami terminu to kredyt dla zleceniodawcy. Jeśli spedytor ma aktywny dług, złe opinie o płatnościach albo wpis w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, faktura za przewóz może nie zostać zapłacona wcale.
Tu karta ryzyka daje najwięcej, bo widać w niej to, czego nie ma w żadnym dokumencie przewozowym: jak firma płaci innym. Po wpisaniu NIP zleceniodawcy i kwoty frachtu dostajesz sugerowany najdłuższy termin. Przy umiarkowanym ryzyku to 14 dni zamiast 60, przy podwyższonym przedpłata. Jak rozmawiać o terminie z nowym zleceniodawcą, opisuje poradnik termin płatności w transporcie, a co zrobić, gdy kontrahent już ma długi, poradnik kontrahent ma długi, co zrobić.
Jak udokumentować weryfikację przewoźnika
Po szkodzie zleceniodawca i ubezpieczyciel pytają, co spedytor sprawdził przed zleceniem. Dobra teczka przewoźnika zawiera wydruk karty z datą, skan zezwolenia lub licencji, polisę OCP z potwierdzeniem opłaty, zapis rozmowy potwierdzającej zlecenie i numery rejestracyjne pojazdu. Wiele polis OC spedytora wprost wymaga takiej weryfikacji podwykonawcy jako warunku wypłaty.
Projekt nowelizacji ustawy o transporcie drogowym (UD18) zakłada obowiązek sprawdzania uprawnień przewoźnika przez firmę zlecającą przewóz i przechowywania dokumentów przez kilka lat. To jeszcze nie obowiązujące prawo, ale firmy, które już mają spisaną procedurę, nie będą musiały niczego zmieniać. Gotowy szkielet takiej procedury opisuje poradnik procedura weryfikacji kontrahentów.