Jak obliczyć limit kredytu kupieckiego
Najprostsza metoda, której używa wiele działów sprzedaży w hurtowniach i firmach usługowych, ma dwa kroki. Najpierw ustalasz kwotę bazową, czyli wartość zakupów odbiorcy w jednym cyklu płatności. Potem mnożysz ją przez procent zależny od ryzyka. Odbiorca, który kupuje za 40 000 zł miesięcznie przy terminie 30 dni, ma kwotę bazową 40 000 zł. Przy niskim ryzyku limit wynosi całość, przy umiarkowanym połowę, a przy podwyższonym zero, czyli sprzedajesz tylko za przedpłatą.
| Poziom ryzyka w karcie | Limit jako procent kwoty | Najdłuższy termin | Przykład dla 40 000 zł |
|---|---|---|---|
| Niskie ryzyko | 100 procent | do 60 dni | limit 40 000 zł |
| Umiarkowane ryzyko | 50 procent | do 14 dni | limit 20 000 zł |
| Podwyższone ryzyko | 0 procent | przedpłata | bez kredytu |
Trudna część to nie mnożenie, tylko rzetelne przypisanie poziomu ryzyka. Do tego potrzebujesz danych z kilku miejsc naraz, a w praktyce nikt nie przegląda czterech rejestrów przed każdą fakturą. Karta ryzyka robi to w jednym kroku i pokazuje, która reguła dodała punkty. Pełny opis punktacji jest na stronie jak liczymy ryzyko, a przykład dla trzech odbiorców krok po kroku na stronie ocena ryzyka kontrahenta.
Z czego karta liczy poziom ryzyka
Każda reguła daje punkty, a suma wyznacza poziom. Bez sztucznej inteligencji i bez czarnej skrzynki, więc decyzję o limicie da się obronić przed zarządem albo audytorem.
- Status w rejestrze. Firma zawieszona albo wykreślona z CEIDG lub KRS dostaje najwięcej punktów, bo nie powinna w ogóle kupować na termin.
- Wiek firmy. Spółka zarejestrowana kilka miesięcy temu nie ma historii płatności. Młody odbiorca to krótszy termin i mniejsza pierwsza faktura.
- Biała lista VAT i rachunek. Brak statusu czynnego albo brak zgłoszonego rachunku to sygnał ostrzegawczy, a przy płatności powyżej 15 000 zł także ryzyko podatkowe po Twojej stronie.
- Krajowy Rejestr Zadłużonych. Upadłość albo restrukturyzacja odbiorcy oznacza, że nowy kredyt kupiecki przestaje mieć sens.
- Aktywny dług na profilu. Informacja, że firma ma niezapłacony dług wobec innego dostawcy.
- Opinie o płatnościach. Oceny kontrahentów: płaci w terminie, z opóźnieniem albo nie zapłacił. Więcej o tym na stronie opinie o firmach.
Przykład wyliczenia limitu dla trzech odbiorców
Hurtownia materiałów budowlanych sprzedaje trzem nowym odbiorcom. Każdy zamawia za około 30 000 zł miesięcznie i prosi o 30 dni terminu. Kwota bazowa jest taka sama, a wynik zupełnie różny, bo różni się sytuacja firm.
| Odbiorca | Co pokazała karta | Poziom | Limit i termin |
|---|---|---|---|
| Firma remontowa, 9 lat na rynku | Czynny VAT, rachunek na białej liście, brak długów, dwie opinie o płatności w terminie | Niskie ryzyko | 30 000 zł, 30 dni zgodnie z prośbą |
| Spółka deweloperska, 14 miesięcy | Czynny VAT, brak długów, jedna opinia o opóźnieniu, młoda firma | Umiarkowane ryzyko | 15 000 zł, najwyżej 14 dni |
| Wykonawca, 3 lata | Aktywny dług na profilu, opinia o niezapłaconej fakturze | Podwyższone ryzyko | Przedpłata, bez kredytu |
Bez karty handlowiec dałby każdemu 30 dni i 30 000 zł, bo tyle chcieli. Z kartą ryzyko hurtowni spada z 90 000 zł do 45 000 zł, a sprzedaż do dwóch pierwszych firm idzie dalej. Trzecia nadal może kupić, tylko za przedpłatą. Dlaczego dana firma dostała taki poziom, widać w karcie przy każdej regule.
Limit kupiecki w praktyce działu sprzedaży
Limit działa tylko wtedy, gdy ktoś go pilnuje. Wpisz go w karcie kontrahenta w programie sprzedaży, tak żeby system blokował wydanie towaru ponad saldo. Większość popularnych programów handlowo magazynowych ma takie pole i kontrolę przy wystawianiu faktury lub WZ. Samo pole nic jednak nie wie o tym, że odbiorca od wczoraj ma zawieszoną działalność.
Dlatego limit warto przeliczać, gdy zmienia się sytuacja odbiorcy, a nie raz w roku. Przed większą dostawą i co jakiś czas dla całej listy odbiorców przelicz kartę po NIP: zobaczysz, czy firma zmieniła status w rejestrze, wypadła z białej listy, trafiła do rejestru zadłużonych albo ma aktywny dług. Jak to zaplanować, opisujemy w poradniku o monitoringu kontrahentów. Gdy poziom się zmienił, korygujesz limit, zanim wydasz kolejną dostawę.
| Sytuacja | Co zrobić z limitem |
|---|---|
| Nowy odbiorca, pierwsze zamówienie | Sprawdź kartę przed wysyłką, zacznij od połowy wyliczonego limitu |
| Stały odbiorca płaci w terminie od pół roku | Podnieś limit o jeden stopień, nie skokowo |
| Zmiana w rejestrze przy kolejnym sprawdzeniu | Przelicz kartę i wstrzymaj wydania do decyzji |
| Pierwsze opóźnienie powyżej 14 dni | Zamroź limit na poziomie obecnego salda |
Dla kogo jest wyliczanie limitu po NIP
Najwięcej zyskują firmy, które sprzedają innym firmom na fakturę z terminem i mają kilkudziesięciu albo kilkuset odbiorców. Hurtownie budowlane, spożywcze i elektryczne, producenci sprzedający do sklepów, drukarnie, agencje, firmy transportowe i biura rachunkowe, które pomagają klientom ustalać zasady sprzedaży. Kierownik sprzedaży dostaje jasną odpowiedź, ile może wydać, a księgowość ma zapis, na jakiej podstawie ją podjęto.
Jeśli potrzebujesz pełnego zestawu danych o odbiorcy w jednym miejscu, raport o firmie pokazuje dane z rejestru, status VAT, rejestr zadłużonych, aktywny dług, opinie oraz wyliczony termin i limit, z datą i wersją reguł. Wynik wydrukujesz z przeglądarki do dokumentacji.
Ile kosztuje wyliczanie limitów
Kartę ryzyka z sugerowanym terminem i limitem sprawdzisz bezpłatnie i bez rejestracji. Wpisujesz NIP, kwotę i termin na stronie głównej, a wynik widzisz od razu, w całości. Przy większej liście odbiorców wystarczy przeliczać kartę dla każdego z nich przed większą dostawą i przy kwartalnym przeglądzie limitów.
Dla porównania kosztu, jedna niezapłacona faktura na 10 000 zł przy marży 10 procent oznacza, że trzeba sprzedać dodatkowo za 100 000 zł, żeby ją odrobić. Kilka minut na sprawdzenie odbiorcy przed fakturą to niewielka cena za uniknięcie takiej straty.