Jak wygląda ocena ryzyka kontrahenta w karcie
Dział finansów potrzebuje oceny, którą da się powtórzyć i wytłumaczyć. Dlatego karta ryzyka nie zgaduje i nie używa modelu, którego nikt nie rozumie. Każda reguła ma przypisane punkty, a karta pokazuje, która z nich zadziałała przy danym NIP. Dwie osoby sprawdzające tę samą firmę tego samego dnia dostaną ten sam wynik.
| Reguła | Źródło danych | Punkty |
|---|---|---|
| Status w rejestrze | CEIDG albo KRS | aktywna 0, zawieszona 3, wykreślona 5, nieznany 1 |
| Wiek firmy | data rejestracji | ponad 3 lata 0, od roku do 3 lat 1, poniżej roku 2 |
| Status VAT | biała lista podatników VAT | czynny 0, zwolniony 1, brak 2 |
| Rachunek firmowy | biała lista podatników VAT | zgłoszony 0, brak 1 |
| Krajowy Rejestr Zadłużonych | wpis o upadłości, restrukturyzacji albo egzekucji | brak wpisu 0, wpis 5 |
| Aktywny dług na profilu | informacja o długu po weryfikacji | brak 0, jest 3 |
| Opinie o płatnościach | oceny kontrahentów | od minus 2 do plus 4, za każdą opinię: w terminie minus 1, z opóźnieniem plus 1, nie zapłacił plus 2 |
Pełny opis reguł, z przykładami i wersją, jest na stronie jak liczymy ryzyko. Gdy reguły się zmieniają, zmienia się numer wersji, więc wynik sprzed kwartału da się porównać z dzisiejszym.
Od punktów do decyzji o terminie i limicie
Sam poziom ryzyka nie pomaga handlowcowi, który ma zaraz wystawić fakturę. Liczy się to, co z niego wynika. Karta zamienia sumę punktów na trzy konkretne decyzje: jak długi termin dać, jaką część kwoty sprzedać na kredyt kupiecki i kiedy żądać przedpłaty.
| Suma punktów | Poziom | Najdłuższy termin | Limit jako procent kwoty |
|---|---|---|---|
| do 2 | Niskie ryzyko | do 60 dni | 100 procent |
| od 3 do 5 | Umiarkowane ryzyko | do 14 dni | 50 procent |
| 6 i więcej | Podwyższone ryzyko | przedpłata | 0 procent |
Wpisujesz NIP, rodzaj współpracy, kwotę i termin, o który prosi odbiorca. Jeśli prosi o 30 dni, a karta pokazuje umiarkowane ryzyko, widzisz od razu, że bezpieczny termin to 14 dni i połowa kwoty. Jak przełożyć ten procent na konkretne saldo odbiorcy, pokazuje strona limit kredytu kupieckiego.
Przykład oceny ryzyka trzech kontrahentów
Producent opakowań dostaje w jednym tygodniu trzy zapytania od nowych odbiorców. Każdy chce towar za około 20 000 zł z terminem 30 dni. Tak wygląda punktacja.
| Odbiorca | Co zadziałało | Punkty | Wynik |
|---|---|---|---|
| Sklep internetowy, spółka od 2 lat | wiek firmy 1, jedna opinia o płatności z opóźnieniem 1, reszta czysta | 2 | Niskie ryzyko, 30 dni i 20 000 zł zgodnie z prośbą |
| Dystrybutor, działalność od 7 miesięcy | wiek firmy 2, brak rachunku na białej liście 1 | 3 | Umiarkowane ryzyko, 14 dni i 10 000 zł |
| Firma handlowa, 5 lat na rynku | działalność zawieszona 3, aktywny dług na profilu 3 | 6 | Podwyższone ryzyko, tylko przedpłata |
Najciekawszy jest trzeci przypadek. Firma działa od pięciu lat i z zewnątrz wygląda solidnie. Bez sprawdzenia dostałaby pełny termin, bo staż zwykle uspokaja. Punktacja pokazuje dwa sygnały, których handlowiec nie zobaczy w mailu z zamówieniem.
Ocena ryzyka w polityce kredytowej firmy
Ocena działa, gdy jest stałym krokiem procesu, a nie decyzją jednej osoby w dobrym albo złym dniu. W firmach, które sprzedają na fakturę z terminem, sprawdza się prosty podział ról.
- Handlowiec sprawdza kartę po NIP przed pierwszą ofertą z terminem i dołącza wynik do zamówienia.
- Kontroler należności albo księgowa zatwierdza termin i limit, gdy odbiorca prosi o więcej, niż wynika z karty.
- Zarząd raz w roku przegląda progi i decyduje, czy firma przyjmuje wyższe ryzyko, na przykład przy wejściu w nową branżę.
Każdy wynik ma datę i wersję reguł, więc wydruk karty z przeglądarki trafia do dokumentacji odbiorcy. Gdy po pół roku ktoś zapyta, dlaczego firma dostała 60 dni, odpowiedź leży w teczce. Jak zbudować cały proces krok po kroku, opisuje poradnik procedura weryfikacji kontrahentów.
Ryzyko nie jest stałe. Odbiorca, który dziś ma niskie ryzyko, za trzy miesiące może mieć zawieszoną działalność albo wpis w rejestrze zadłużonych. Przy stałych odbiorcach przeliczaj kartę przed większą dostawą i co kwartał dla całej listy. Jak to zaplanować, opisuje strona monitoring kontrahentów.
Czego ocena ryzyka w karcie nie obejmuje
Uczciwie o granicach. Karta nie czyta sprawozdań finansowych, nie liczy wskaźników płynności i nie pokazuje długów zgłoszonych wyłącznie do biur informacji gospodarczej. Nie ocenia też ludzi, tylko firmę jako kontrahenta.
| Potrzeba | Karta ryzyka po NIP | Raport wywiadowni |
|---|---|---|
| Szybka decyzja przed fakturą | tak, w kilka sekund | zwykle od kilku godzin do kilku dni |
| Status w rejestrze, VAT, rachunek, rejestr zadłużonych | tak | tak |
| Opinie innych firm o płatnościach | tak | rzadko |
| Analiza sprawozdań i wskaźników | nie | tak |
| Koszt jednego sprawdzenia | bezpłatnie, bez rejestracji | wycena indywidualna |
Przy kontrakcie na kilkaset tysięcy złotych albo umowie ramowej na lata warto dołożyć raport z analizą finansową. Porównanie obu dróg opisuje strona wywiadownia gospodarcza, a pełny zestaw danych z karty w jednym miejscu daje raport o firmie.
Kto korzysta z oceny ryzyka kontrahenta
Najwięcej zyskują firmy, które mają dziesiątki albo setki odbiorców na fakturze z terminem i nie mogą zlecać wywiadu przy każdym zamówieniu. Hurtownie, producenci sprzedający do sklepów, firmy transportowe i spedycyjne, agencje, drukarnie, firmy budowlane zlecające podwykonawstwo. Do tego biura rachunkowe, które pomagają klientom spisać zasady sprzedaży na kredyt kupiecki i chcą, żeby ocena była taka sama dla każdego odbiorcy.
Wspólny mianownik jest prosty. Decyzja o terminie zapada szybko, a pomyłka kosztuje całą fakturę. Kilka sekund na kartę po NIP to najtańszy etap całego procesu sprzedaży.