Procedura weryfikacji kontrahentów w firmie z listą kontrolną i dokumentacją
Procedura weryfikacji kontrahentów to spisany zestaw kroków, które firma wykonuje przed współpracą i w jej trakcie: sprawdzenie rejestru, białej listy VAT, Krajowego Rejestru Zadłużonych i informacji o długach, decyzja o terminie i limicie oraz zapis wyniku z datą. Chroni przed niezapłaconą fakturą i pomaga wykazać należytą staranność w VAT.
Po co firmie spisana procedura
Większość małych i średnich firm sprawdza kontrahentów, ale robi to nierówno. Jeden handlowiec zagląda do CEIDG, drugi do białej listy, trzeci wierzy na słowo, bo klient polecony. Problem wychodzi przy pierwszej niezapłaconej fakturze albo przy kontroli podatkowej, gdy trzeba wykazać, co firma sprawdziła i kiedy.
Spisana procedura załatwia trzy sprawy naraz. Każdy kontrahent jest sprawdzany tak samo. Decyzja o terminie i limicie przestaje zależeć od nastroju handlowca. A w teczce leży dowód, że firma działała z należytą starannością. Ten ostatni punkt ma znaczenie podatkowe. Naczelny Sąd Administracyjny wielokrotnie wskazywał, że samo posiadanie procedury nie wystarczy, jeśli nie zastosowano jej wobec konkretnego kontrahenta. Liczy się wykonanie i zapis.
Co powinna zawierać procedura weryfikacji kontrahentów
Dobra procedura mieści się na dwóch stronach. Dłuższej nikt nie stosuje. Powinna odpowiadać na sześć pytań.
- Kogo sprawdzamy. Nowych odbiorców kupujących na termin, nowych dostawców i podwykonawców, a także stałych kontrahentów w ustalonym rytmie.
- Co sprawdzamy. Konkretna lista źródeł, opisana niżej, z zaznaczeniem, które są obowiązkowe przy każdej transakcji, a które tylko powyżej progu.
- Od jakiej kwoty. Progi, po przekroczeniu których zakres sprawdzenia rośnie albo potrzebna jest zgoda drugiej osoby.
- Kto decyduje. Kto sprawdza, kto zatwierdza wyjątki i kto może zgodzić się na termin dłuższy niż wynika z oceny.
- Co robimy przy sygnale ostrzegawczym. Przedpłata, krótszy termin, mniejsza pierwsza dostawa albo rezygnacja ze współpracy.
- Jak dokumentujemy. Gdzie trafia wynik, z jaką datą i jak długo go przechowujemy.
Jak zweryfikować kontrahenta krok po kroku
Poniższa lista to minimum, które warto wpisać do procedury. Każdy krok opiera się na bezpłatnym rejestrze publicznym albo na informacji, którą zbiera karta ryzyka.
| Krok | Co sprawdzasz | Gdzie | Sygnał ostrzegawczy |
|---|---|---|---|
| 1 | Czy firma istnieje i jest aktywna, dane zgadzają się z zamówieniem | CEIDG albo KRS | działalność zawieszona albo wykreślona, inny adres, inna nazwa |
| 2 | Status VAT i rachunek do przelewu | biała lista podatników VAT | brak statusu czynnego, rachunek z faktury niezgłoszony |
| 3 | Upadłość, restrukturyzacja, egzekucje | Krajowy Rejestr Zadłużonych | jakikolwiek aktywny wpis |
| 4 | Wiek firmy i historia | data rejestracji w CEIDG albo KRS | firma młodsza niż rok przy dużym zamówieniu |
| 5 | Długi i to, jak firma płaci innym | informacje o długach i opinie o płatnościach | aktywny dług, opinie o niezapłaconych fakturach |
| 6 | Kontrahent z innego kraju Unii | system VIES | nieaktywny numer VAT UE |
| 7 | Decyzja o terminie i limicie | wynik oceny ryzyka | odbiorca chce więcej, niż wynika z oceny |
Kroki od 1 do 5 i decyzję z kroku 7 karta ryzyka w DłużnikInfo wykonuje po jednym NIP w kilka sekund. Pokazuje, która reguła zadziałała, i podaje poziom ryzyka, najdłuższy termin oraz limit jako procent kwoty. Zasady punktacji opisuje strona ocena ryzyka kontrahenta. Jak czytać same rejestry, gdy chcesz to zrobić ręcznie, opisuje poradnik jak czytać CEIDG, KRS i białą listę VAT.
Nowy kontrahent i stały kontrahent to dwa różne warianty
Doradcy podatkowi zalecają, żeby procedura miała osobny wariant dla nowych i dla stałych kontrahentów. Wobec firmy, która od trzech lat płaci w terminie, nie trzeba powtarzać pełnego sprawdzenia przy każdej fakturze. Trzeba za to regularnie upewniać się, że nic się nie zmieniło.
| Element | Nowy kontrahent | Stały kontrahent |
|---|---|---|
| Kiedy | przed pierwszą ofertą z terminem płatności | przed większą dostawą i co kwartał |
| Zakres | pełna lista kroków od 1 do 7 | status w rejestrze, VAT, rejestr zadłużonych, nowe długi i opinie |
| Pierwsza dostawa | połowa wyliczonego limitu albo krótszy termin | limit według oceny i historii płatności |
| Zmiana warunków | po kilku terminowych wpłatach | po każdej zmianie poziomu ryzyka |
Stały kontrahent to najczęstsze źródło dużych strat, bo ma najwyższe saldo i najmniej uwagi. Firma, która zawiesza działalność albo trafia do restrukturyzacji, przez kilka tygodni nadal składa zamówienia. Jak ustawić regularny przegląd całej listy, opisuje strona monitoring kontrahentów.
Progi kwotowe, które warto wpisać
Część progów wynika z przepisów, część ustalasz sam. Dwa progi ustawowe dotyczą płatności powyżej 15 000 zł brutto.
- Biała lista przy płatności powyżej 15 000 zł. Gdy płacisz dostawcy więcej niż 15 000 zł na rachunek spoza białej listy, ryzykujesz utratę kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za jego VAT. Skutków unikniesz, składając zawiadomienie ZAW-NR do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Dlatego procedura powinna wymagać sprawdzenia rachunku w dniu zlecenia przelewu, a nie tylko przy pierwszej fakturze.
- Podzielona płatność. Przy fakturach powyżej 15 000 zł brutto na towary i usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT obowiązuje mechanizm podzielonej płatności.
Progi wewnętrzne dopasuj do skali sprzedaży. Przykład dla hurtowni z fakturami od 2 000 do 50 000 zł:
| Kwota zamówienia na termin | Zakres i zgoda |
|---|---|
| do 10 000 zł | karta ryzyka, decyzja handlowca zgodna z wynikiem |
| od 10 000 do 50 000 zł | karta ryzyka i zatwierdzenie przez kontrolera należności |
| powyżej 50 000 zł albo umowa ramowa | karta ryzyka, sprawozdania finansowe lub raport wywiadowni, zgoda zarządu |
Czy procedura weryfikacji kontrahentów jest obowiązkowa
Dla zwykłej firmy spisana procedura nie jest obowiązkiem ustawowym, ale w praktyce jest najlepszym dowodem należytej staranności w VAT. Ministerstwo Finansów opisało kryteria tej staranności w metodyce z 2018 roku dla transakcji krajowych, a urzędy sprawdzają, czy firma faktycznie weryfikowała dostawcę przed transakcją. Inaczej jest w instytucjach obowiązanych z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, na przykład w biurach rachunkowych. Tam spisane procedury bezpieczeństwa finansowego, w tym weryfikacja beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, są wymogiem prawa.
Co zrobić, gdy kontrahent nie przejdzie weryfikacji
Negatywny wynik rzadko oznacza koniec rozmowy. Częściej oznacza inne warunki. Procedura powinna mówić wprost, które sygnały zmieniają warunki, a które zamykają temat.
- Działalność wykreślona albo wpis o upadłości. Bez sprzedaży na termin. Ewentualnie tylko przedpłata, po rozmowie z kimś, kto ma prawo reprezentować firmę.
- Brak czynnego VAT albo rachunek spoza białej listy. Wyjaśnienie przed przelewem, a przy zakupie powyżej 15 000 zł płatność tylko na rachunek z wykazu.
- Młoda firma bez historii. Krótszy termin i mniejsza pierwsza dostawa, wydłużenie po kilku wpłatach w terminie.
- Aktywny dług albo opinie o niezapłaconych fakturach. Przedpłata do czasu wyjaśnienia. Co dokładnie zrobić, opisuje poradnik kontrahent ma długi, co zrobić.
Jak udokumentować weryfikację kontrahenta
Zapis musi pokazać trzy rzeczy: co sprawdzono, kiedy i jaka zapadła decyzja. Wystarczy wydruk albo zrzut z każdego źródła z datą i godziną, zapisany w teczce kontrahenta albo w systemie sprzedaży przy jego karcie. Karta ryzyka w DłużnikInfo ma na wyniku datę sprawdzenia i wersję reguł, więc jej wydruk z przeglądarki zastępuje kilka osobnych zrzutów. Przy płatnościach powyżej 15 000 zł dołóż potwierdzenie sprawdzenia rachunku na białej liście z dnia zlecenia przelewu.
Dokumenty przechowuj co najmniej do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zwykle 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. To ten sam okres, w którym urząd może zapytać o należytą staranność.
Gotowy szkielet procedury do wpisania w firmie
Poniżej wersja, którą wiele firm handlowych przyjmuje jako punkt wyjścia i dopasowuje progi do siebie.
- Przed pierwszą ofertą z terminem płatności handlowiec sprawdza kartę ryzyka po NIP i dołącza wynik do zamówienia.
- Termin i limit wynikają z poziomu ryzyka: niskie do 60 dni i 100 procent kwoty, umiarkowane do 14 dni i 50 procent, podwyższone przedpłata.
- Odstępstwo od wyniku wymaga zgody kontrolera należności, a powyżej ustalonego progu zgody zarządu.
- Przy każdym przelewie powyżej 15 000 zł księgowość sprawdza rachunek na białej liście w dniu zlecenia.
- Stali kontrahenci są przeliczani co kwartał i przed każdą dostawą powyżej ustalonego progu.
- Wynik każdego sprawdzenia trafia do teczki kontrahenta z datą i jest przechowywany przez 5 lat.
Jak zamienić poziom ryzyka na konkretną kwotę dla odbiorcy, pokazuje strona limit kredytu kupieckiego. Pierwszy krok procedury wykonasz od razu: wpisz NIP w polu na stronie głównej.